ORGANIZACION DE EVENTOS LISTA DE CHEQUEO III

6. PRESUPUESTO

De este depende el carácter del evento y los recursos que se utilizaran, el número de invitados y en general toda la planeación la cual debe estar ceñida al presupuesto.

El presupuesto determina los otros dos aspectos de la planeación: la Logística y el Recurso Humano.

PRESUPUESTO PARA EVENTOS DISCRIMINADO

Ítem Descripción
1. LOGISTICA
1.1 Alquiler sede del evento(Centro de Convenciones,Etc.)
1.2 Adecuación física
1.3 Muebles y equipo de oficina
1.4 Tiquetes Aéreos Internacionales
1.5 Tiquetes Aéreos Nacionales
1.6 Traslados Terrestres (Y otros)
1.7 Traslados Urbanos
1.8 Hoteles y manutención para invitados y staff
1.9 Equipos y Ayudas audiovisuales
1.10 Muebles y equipo especial
1.11 Amplificación de sonido
1.12 Otros gastos de logística (Seguridad, stand promoción, etc.

Logística (Catering)
1.13 Refrigerios
1.14 Desayunos, Almuerzos, etc.
1.15 Cenas, Banquetes y/o recepciones, atenciones.
Logística (eventos especiales)
1.16 Fiestas, celebraciones, premiaciones, etc.
1.17 Concursos, competencias deportivas, etc.
1.18 Eventos temáticos
1.19 Otros eventos especiales

2. RECURSOS HUMANOS
2.1. Coordinador de Eventos
2.2 Jefe de protocolo
2.3 Asistente de Coordinador
2.4 Jefe de logística y mantenimiento
2.5 Asistentes Técnicos (Sonidos Equipos A V, etc.).
2.6 Acompañantes (Protocolo)
2.7 Secretaria y Staff Administrativo
2.8 Personal de Producción
2.9 Personajes imagen y/o promoción
2.10 Otros Recursos Humanos (Medico)
3. Administrativos
3.1 Servicios públicos Útiles, papelería y material de oficina.
3.2 Teléfono, fax, Internet
3.3 Pauta publicitaria (Prensa, radio, tv.)
3.4 Afiches, folletos, plegables, etc.
3.5 Pendones, plotters, etc.
3.6 Seguros
3.7 Otros gastos Administrativos (Impuestos,etc.)
Subtotal Gastos Administrativos

Todos estos gastos se totalizan y conforman el presupuesto del evento.

ORGANIZACION DE EVENTOS LISTA DE CHEQUEO II

5. LOGISTICA

5.1. Logística: La logística se planea de acuerdo a la agenda de actividades, y debe prever y tener en cuenta todas las necesidades a futuro del evento. Es el protocolo estructural o de logística sobre el que se soporta todo el evento. Los principales ítems que debe cubrir la logística son:

5.1.1 Transportes. Aquí se deben prever los transportes aéreos, terrestres y demás que requiera el evento. Igualmente los traslados urbanos de los asistentes y de los invitados especiales y del equipo organizador.

5.1.2 Hoteles: Se debe organizar una correcta estadía para los invitados especiales, anfitriones y el equipo de trabajo cuando la sede del evento no sea en la misma ciudad, también se debe prever la capacidad de alojamiento del destino y de la sede del evento, con el número aproximado de participantes a recibir.

5.1.3 Instalaciones y Facilidades. Se deben visitar las instalaciones y comprobar las facilidades que esta ofrece antes de cerrar la contratación del lugar que será sede del evento, se debe conocer que servicios ofrece el lugar y cuales deben ser contratados a terceros, la capacidad y los equipos disponibles.

5.1.5 Equipos Técnicos: esta logística esta relacionada con todos los equipos de video, sonido, iluminación especial, informática, y demás que el evento requiera. Se debe comprobar la existencia y estado de funcionamiento de los mismos cuando se hace la inspección de las instalaciones y facilidades. En algunos casos estos equipos por no encontrarse en el destino del evento deben ser trasladados desde otra ciudad.

5.1.6 Comidas (Catering Service): Las comidas son parte importante y fundamental de cada evento, se debe escoger muy bien al proveedor como los menús que acompañaran cada una de las actividades. Asesorarse de un profesional del área es lo más adecuado. De acuerdo a la agenda de actividades, se planean las comidas ya sean desayunos, almuerzos o cenas. También se deben incluir los recesos y refrigerios. La agenda nos indica el carácter de la actividad si es formal o informal.

5.2 Recurso Humano: Es el equipo encargado de la planeación, ejecución y organización del evento. De acuerdo al tamaño del evento y sus objetivos se debe calcular sus recursos humanos.

5.2.1 Staff Directivo: Quines dirigen y coordinan la planeacion y ejecución del evento.

5.2.2 Staff de Logística: encargados de la logística

5.2.3 Personal Técnico: personal encargado de equipos técnicos y equipos especiales.

5.2.4 Personal de Apoyo: personal de ayuda como modelos, anfitriones, personajes de publicidad e imagen, etc.

ORGANIZACION DE EVENTOS LISTA DE CHEQUEO I

LISTA DE CHEQUEO

Para la adecuada organización de un evento es necesario trabajar de manera organizada y definir adecuadamente los siguientes aspectos:

1. PLANEACIÓN y OBJETIVOS

1.1 Objetivos: Es la labor de previsión, que implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras. Se debe determinar en esta fase lo siguiente: Fijar los objetivos o fines que se persiguen con la celebración del evento.
La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva; a su vez, los objetivos dan su razón de ser a un evento, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y servirán de base para las otras etapas del proceso administrativo, así mismo influirán de modo determinante en acciones significativas como la selección de la sede, el programa a desarrollar, el presupuesto, etc.

1.2 Planeación: A quien esta dirigido: Se debe determinar un número mínimo y máximo de personas lo que nos facilita diseñar el evento de acuerdo a las expectativas de un público objetivo y definir posibles patrocinadores. Esto también influirá en la selección del lugar y nos permitirá construir bases de datos de posibles asistentes, invitados especiales y las precedencias.

1.3 Agenda de actividades: La agenda es el listado discriminado de actividades a realizar una a una con sus respectivas indicaciones de fecha, hora y lugar. Con base en la agenda se deben determinar las necesidades de logística, recurso humano y presupuesto.
Ver modelo de agenda.

1.4 Actividades Especiales: Se debe prestar especial importancia alas actividades especiales incluidas en la agenda, generalmente estas obedecen a requerimientos especiales del evento o a eventos recreativos o sociales. Estos eventos requieren de una logística especial de acuerdo a su naturaleza, igualmente se debe incluir una tarjeta de invitación además de su mención en el programa. Ver Invitaciones.


2. DEFINIR EL TIPO DE EVENTO
Apoyados en el objetivo podemos definir el tipo de evento lo que nos ayuda a tomar las decisiones necesarias para su organización, Los tipos de eventos son: oficiales y de estado, sociales, institucionales (corporativos), académicos, comerciales, culturales y/o espectáculos, deportivos, etc.

3. CARÁCTER DEL EVENTO
El carácter de un evento puede ser:

3.1 Formal: Exquisita elegancia y las normas de protocolo son estrictas y se estipula en la tarjeta en la forma del vestir y se utiliza la abreviatura R.S.V.P. o S.R.C. en la tarjeta para confirmar la asistencia.

3.2 Semiformal: Es aquel donde se rompen algunas reglas y se maneja de manera más descomplicada la etiqueta, por ejemplo cena tipo buffet.

3.3 Informal: Es aquel donde sin dejar de lado las normas de protocolo se lleva acabo de acuerdo al gusto y la sencillez del anfitrión. Ej. Paseos campestres, eventos sociales infantiles, etc.


4. DETERMINACION DE FECHA, HORA Y LUGAR

4.1Fecha y Hora: Se debe pensar cuidadosamente de manera que garantice la mayor asistencia posible de invitados. La hora debe tener en cuenta el clima.

4.1.1 Cronograma: Una vez se determina la fecha del evento se establece inmediatamente un cronograma que nos permite hacer un seguimiento de metas y logros de acuerdo a la planeación. Para un evento nacional el cronograma debe ser a 12 meses, Para uno internacional debe ser a 24 meses.

4.2 Lugar: El lugar hace referencia del destino elegido (ciudad sede) y al recinto donde se va a realizar. Teniendo en cuenta las necesidades logísticas del evento, el lugar es clave y debe satisfacer todas las necesidades que el evento requiera de espacio, tecnología, calidad, etc.

PRIMER SEGUIMIENTO

PRIMER SEGUIMIENTO

MARTES 9 DE SEPTIEMBRE

Parcial Escrito - 125 PTS

Todo el material ademas de las siguientes lecturas

Manual de Protocolo de la Presidencia de la República de Colombia
http://www.cancilleria.gov.co/WebContentManager/Repositorys/site0/decreto_1982_0770.doc
Para las precedencias consulte el siguiente documento que esta actualizado.


Manual de Protocolo del Ministeriode Relaciones Exteriores de Colombia
http://www.minrelext.gov.co/WebContentManager/Repositorys/site0/Manual_Protocolo_PDF.pdf Pagina 60.