ORGANIZACION DE EVENTOS LISTA DE CHEQUEO I

LISTA DE CHEQUEO

Para la adecuada organización de un evento es necesario trabajar de manera organizada y definir adecuadamente los siguientes aspectos:

1. PLANEACIÓN y OBJETIVOS

1.1 Objetivos: Es la labor de previsión, que implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras. Se debe determinar en esta fase lo siguiente: Fijar los objetivos o fines que se persiguen con la celebración del evento.
La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva; a su vez, los objetivos dan su razón de ser a un evento, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y servirán de base para las otras etapas del proceso administrativo, así mismo influirán de modo determinante en acciones significativas como la selección de la sede, el programa a desarrollar, el presupuesto, etc.

1.2 Planeación: A quien esta dirigido: Se debe determinar un número mínimo y máximo de personas lo que nos facilita diseñar el evento de acuerdo a las expectativas de un público objetivo y definir posibles patrocinadores. Esto también influirá en la selección del lugar y nos permitirá construir bases de datos de posibles asistentes, invitados especiales y las precedencias.

1.3 Agenda de actividades: La agenda es el listado discriminado de actividades a realizar una a una con sus respectivas indicaciones de fecha, hora y lugar. Con base en la agenda se deben determinar las necesidades de logística, recurso humano y presupuesto.
Ver modelo de agenda.

1.4 Actividades Especiales: Se debe prestar especial importancia alas actividades especiales incluidas en la agenda, generalmente estas obedecen a requerimientos especiales del evento o a eventos recreativos o sociales. Estos eventos requieren de una logística especial de acuerdo a su naturaleza, igualmente se debe incluir una tarjeta de invitación además de su mención en el programa. Ver Invitaciones.


2. DEFINIR EL TIPO DE EVENTO
Apoyados en el objetivo podemos definir el tipo de evento lo que nos ayuda a tomar las decisiones necesarias para su organización, Los tipos de eventos son: oficiales y de estado, sociales, institucionales (corporativos), académicos, comerciales, culturales y/o espectáculos, deportivos, etc.

3. CARÁCTER DEL EVENTO
El carácter de un evento puede ser:

3.1 Formal: Exquisita elegancia y las normas de protocolo son estrictas y se estipula en la tarjeta en la forma del vestir y se utiliza la abreviatura R.S.V.P. o S.R.C. en la tarjeta para confirmar la asistencia.

3.2 Semiformal: Es aquel donde se rompen algunas reglas y se maneja de manera más descomplicada la etiqueta, por ejemplo cena tipo buffet.

3.3 Informal: Es aquel donde sin dejar de lado las normas de protocolo se lleva acabo de acuerdo al gusto y la sencillez del anfitrión. Ej. Paseos campestres, eventos sociales infantiles, etc.


4. DETERMINACION DE FECHA, HORA Y LUGAR

4.1Fecha y Hora: Se debe pensar cuidadosamente de manera que garantice la mayor asistencia posible de invitados. La hora debe tener en cuenta el clima.

4.1.1 Cronograma: Una vez se determina la fecha del evento se establece inmediatamente un cronograma que nos permite hacer un seguimiento de metas y logros de acuerdo a la planeación. Para un evento nacional el cronograma debe ser a 12 meses, Para uno internacional debe ser a 24 meses.

4.2 Lugar: El lugar hace referencia del destino elegido (ciudad sede) y al recinto donde se va a realizar. Teniendo en cuenta las necesidades logísticas del evento, el lugar es clave y debe satisfacer todas las necesidades que el evento requiera de espacio, tecnología, calidad, etc.