ORGANIZACION DE EVENTOS LISTA DE CHEQUEO II

5. LOGISTICA

5.1. Logística: La logística se planea de acuerdo a la agenda de actividades, y debe prever y tener en cuenta todas las necesidades a futuro del evento. Es el protocolo estructural o de logística sobre el que se soporta todo el evento. Los principales ítems que debe cubrir la logística son:

5.1.1 Transportes. Aquí se deben prever los transportes aéreos, terrestres y demás que requiera el evento. Igualmente los traslados urbanos de los asistentes y de los invitados especiales y del equipo organizador.

5.1.2 Hoteles: Se debe organizar una correcta estadía para los invitados especiales, anfitriones y el equipo de trabajo cuando la sede del evento no sea en la misma ciudad, también se debe prever la capacidad de alojamiento del destino y de la sede del evento, con el número aproximado de participantes a recibir.

5.1.3 Instalaciones y Facilidades. Se deben visitar las instalaciones y comprobar las facilidades que esta ofrece antes de cerrar la contratación del lugar que será sede del evento, se debe conocer que servicios ofrece el lugar y cuales deben ser contratados a terceros, la capacidad y los equipos disponibles.

5.1.5 Equipos Técnicos: esta logística esta relacionada con todos los equipos de video, sonido, iluminación especial, informática, y demás que el evento requiera. Se debe comprobar la existencia y estado de funcionamiento de los mismos cuando se hace la inspección de las instalaciones y facilidades. En algunos casos estos equipos por no encontrarse en el destino del evento deben ser trasladados desde otra ciudad.

5.1.6 Comidas (Catering Service): Las comidas son parte importante y fundamental de cada evento, se debe escoger muy bien al proveedor como los menús que acompañaran cada una de las actividades. Asesorarse de un profesional del área es lo más adecuado. De acuerdo a la agenda de actividades, se planean las comidas ya sean desayunos, almuerzos o cenas. También se deben incluir los recesos y refrigerios. La agenda nos indica el carácter de la actividad si es formal o informal.

5.2 Recurso Humano: Es el equipo encargado de la planeación, ejecución y organización del evento. De acuerdo al tamaño del evento y sus objetivos se debe calcular sus recursos humanos.

5.2.1 Staff Directivo: Quines dirigen y coordinan la planeacion y ejecución del evento.

5.2.2 Staff de Logística: encargados de la logística

5.2.3 Personal Técnico: personal encargado de equipos técnicos y equipos especiales.

5.2.4 Personal de Apoyo: personal de ayuda como modelos, anfitriones, personajes de publicidad e imagen, etc.